Beste leden,

Op 13 april stuurde ik een uitnodiging voor een extra ALV die op 28 april a.s. gehouden wordt. Omdat dit een belangrijke vergadering kan zijn voor u, stuur ik u hierbij een herinnering.

Tijdens de laatste ALV heeft Joop Schmit u bijgepraat over de ‘wet toezicht en bestuur rechtspersonen (afgekort: WBTR) en bij de polisvoorwaarden van de door de vereniging afgesloten verzekeringen.

Hieruit bleek dat de reglementen hoognodig aangepast moeten worden.

De herziene reglementen zijn per e-mail toegestuurd en/ of te raadplegen op de website. Ook liggen ze ter inzage in het clubhuis.

Tijdens de extra ALV zal hiervoor uw instemming gevraagd worden.

Het bestuur is zich er terdege van bewust dat de veranderingen, die voorgesteld worden, voelen als een koude douche. Wij denken op dit moment geen andere opties te hebben.

De extra vergadering wordt gehouden met inachtneming van de regels uit het huishoudelijk reglement. Om de vergadering zo vlot mogelijk te laten verlopen vraag ik u de volgende artikelen uit het huishoudelijk reglement te lezen:

Artikel 110

In overeenstemming met artikel 14 van de statuten hebben toegang tot de algemene vergadering de leden, de personen die deel uitmaken van het orgaan van de vereniging, evenals daartoe door de algemene vergadering uitgenodigde personen. Stemgerechtigd in de algemene vergadering zijn de gewone (aspirant-)leden, ereleden en leden van verdienste.

Artikel 111

Bij elke algemene vergadering tekenen de leden, evenals overige tot de algemene vergadering toegelaten personen, voordat de algemene vergadering begint, een presentielijst. Tijdens de vergadering wordt daarvoor geen gelegenheid meer gegeven. Indien bij volmacht wordt gestemd, dient de naam van de volmachtgever ook op de presentielijst te worden opgetekend met vermelding van de naam van de gevolmachtigde. Deze presentielijst wordt door de secretaris in het verenigingsarchief bewaard. Alleen de leden, die de presentielijst hebben getekend, zijn bevoegd aan de te houden stemmingen deel te nemen.

Artikel 114

Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem. Iedere stemgerechtigde is bevoegd zijn/haar stem door een schriftelijk daartoe gemachtigde andere stemgerechtigde te doen uitbrengen. Dit is het zogenaamde per volmacht stemmen. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gemachtigde optreden. De getekende volmacht dient bij de aanvang van de vergadering bij het bestuur te worden ingeleverd.

Artikel 137

Een besluit tot wijzigen van het huishoudelijke reglement behoeft tenminste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen.

We hopen u allen welkom te heten op vrijdag 28 april

Met vriendelijke groet,

namens het bestuur

Cok van der Meij

Secretaris WV Leidschendam e.o.